Kiểm tra khai báo bản thảo là bước xác nhận rằng mọi thông tin về đạo đức nghiên cứu, tác giả, xung đột lợi ích, tài trợ và dữ liệu đều đầy đủ, trung thực và thống nhất ở mọi nơi chúng xuất hiện. Đây là phần biên tập viên dựa vào để đánh giá tính minh bạch của nghiên cứu. Khai báo thiếu hoặc lệch nhau có thể khiến hồ sơ bị dừng lại ngay ở vòng đầu.
Bài viết đi qua từng nhóm khai báo theo thứ tự thường gặp trong hướng dẫn của tạp chí, kèm câu hỏi tự kiểm tra và bảng đối chiếu vị trí. Nội dung dựa trên các nguyên tắc phổ biến của ICMJE và COPE, nhưng quy định cụ thể vẫn do từng tạp chí đặt ra.
Tóm tắt nhanh: năm nhóm cần soát gồm đạo đức và phê duyệt, tác giả và xung đột lợi ích, dữ liệu, tài trợ, các khai báo khác như trí tuệ nhân tạo và bản tiền ấn phẩm.
Ghi rõ cả khi không có, và bảo đảm cùng một nội dung ở bản thảo, trang tiêu đề, hệ thống nộp bài và thư gửi kèm.
Vì sao khai báo bản thảo cần kiểm tra riêng?
Khai báo thường xuất hiện ở bốn chỗ: mục cuối bản thảo, trang tiêu đề, các ô trên hệ thống nộp bài và thư gửi biên tập viên. Khi nhiều người cùng chuẩn bị hồ sơ, các phiên bản dễ lệch nhau. Một câu “không có xung đột lợi ích” ở chỗ này nhưng lại nêu tài trợ doanh nghiệp ở chỗ khác sẽ khiến tòa soạn phải hỏi lại.
Sai sót trong khai báo bản thảo còn có thể dẫn đến đính chính hoặc thu hồi bài sau khi đăng. Vì vậy, hãy dành một lượt soát riêng cho phần này, tách khỏi việc đọc lại nội dung. Khi viết thư gửi kèm, bạn có thể đối chiếu thêm với bài cách soạn cover letter cho tạp chí.
Đạo đức và phê duyệt nghiên cứu
Nhóm này áp dụng cho mọi nghiên cứu có người tham gia, dữ liệu cá nhân, mẫu sinh học hoặc động vật. Tạp chí muốn biết nghiên cứu đã được ai xem xét và người tham gia được bảo vệ ra sao.
Phê duyệt của hội đồng đạo đức
Hãy ghi tên hội đồng hoặc cơ quan phê duyệt, số quyết định và ngày cấp. Nếu nghiên cứu được miễn xét duyệt, bạn cần nêu ai đã đưa ra quyết định miễn và căn cứ nào, thay vì tự kết luận rằng không cần phê duyệt. Với nghiên cứu y sinh trên người, nhiều tạp chí yêu cầu xác nhận tuân thủ Tuyên bố Helsinki.
Đồng thuận tham gia và bảo vệ dữ liệu
Phần phương pháp cần mô tả cách xin đồng thuận, bằng văn bản hay bằng lời, và cách bảo đảm ẩn danh cho người trả lời. Nếu bài có ảnh hoặc thông tin có thể nhận diện cá nhân, bạn thường phải có thêm sự đồng ý cho việc công bố. Các nguyên tắc nền tảng được trình bày trong bài đạo đức và bảo mật dữ liệu nghiên cứu.
Tác giả và xung đột lợi ích
Đây là nhóm khai báo liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của từng người có tên trên bài. Nó cần được chốt trước khi bắt đầu điền hồ sơ.
Tiêu chí tác giả
Khuyến nghị của ICMJE nêu bốn tiêu chí mà một người đứng tên tác giả cần đáp ứng đồng thời:
- Có đóng góp đáng kể vào ý tưởng, thiết kế, thu thập hoặc phân tích dữ liệu.
- Tham gia viết bản thảo hoặc chỉnh sửa nghiêm túc về nội dung trí tuệ.
- Phê duyệt phiên bản cuối cùng sẽ được công bố.
- Đồng ý chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của công trình.
Người chỉ hỗ trợ kỹ thuật, ngôn ngữ hoặc tài chính nên được ghi trong lời cảm ơn. Nhiều tạp chí còn yêu cầu mô tả vai trò từng tác giả theo bảng phân loại đóng góp do tạp chí chỉ định.
Xung đột lợi ích tài chính và phi tài chính
Xung đột lợi ích không chỉ là tiền. Quan hệ cá nhân, vị trí trong tổ chức có liên quan hay niềm tin mạnh về một vấn đề cũng có thể ảnh hưởng đến cách người đọc nhìn nhận kết quả. Mỗi tác giả nên tự khai, rồi tác giả liên hệ tổng hợp, kể cả khi câu trả lời là không có.
Dữ liệu và tài trợ
Hai khai báo này thường nằm cạnh nhau ở cuối bài và hay bị viết theo mẫu có sẵn mà không kiểm tra lại với thực tế.
Tuyên bố về dữ liệu
Tuyên bố dữ liệu cho biết người đọc có thể tiếp cận dữ liệu bằng cách nào. Các lựa chọn phổ biến gồm:
- Kho lưu trữ công khai, kèm đường dẫn hoặc mã định danh cố định.
- Cung cấp theo yêu cầu hợp lý, kèm đầu mối liên hệ.
- Hạn chế chia sẻ vì lý do bảo mật hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp, có giải thích ngắn.
Chỉ cam kết điều bạn thực sự làm được. Nếu phiếu đồng thuận không cho phép chia sẻ dữ liệu thô, hãy ghi rõ thay vì hứa cung cấp theo yêu cầu rồi từ chối sau này.
Nguồn tài trợ
Hãy nêu tên đơn vị tài trợ, mã số đề tài hoặc hợp đồng, và vai trò của bên tài trợ trong thiết kế, phân tích, viết bài hay quyết định công bố. Nếu không có tài trợ, nhiều tạp chí vẫn yêu cầu một câu xác nhận rõ ràng.
Ví dụ minh họa câu khai báo tài trợ
“Nghiên cứu được tài trợ bởi Quỹ X theo đề tài mã số Y. Đơn vị tài trợ không tham gia vào thiết kế nghiên cứu, thu thập và phân tích dữ liệu, viết bản thảo hay quyết định gửi đăng.” Tên quỹ và mã số ở đây là ký hiệu giả định, bạn thay bằng thông tin thật trong hợp đồng tài trợ.
Các khai báo khác dễ bị bỏ sót
Ngoài các nhóm chính, nhiều tạp chí còn hỏi thêm một số thông tin mà tác giả ít để ý:
- Công cụ trí tuệ nhân tạo: dùng vào việc gì, ở giai đoạn nào, theo đúng chính sách tạp chí.
- Bản tiền ấn phẩm đã đăng hoặc kết quả từng trình bày tại hội thảo.
- Đăng ký nghiên cứu trước, nếu thiết kế yêu cầu.
- Giấy phép sử dụng lại hình, bảng hoặc thang đo có bản quyền.
- Checklist báo cáo theo thiết kế nghiên cứu, nếu tạp chí yêu cầu.
Nguyên tắc chung trong hướng dẫn của COPE là minh bạch về mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến cách đánh giá công trình. Khi phân vân một thông tin có cần khai hay không, cách an toàn là khai và để biên tập viên quyết định.
Đối chiếu khai báo với hướng dẫn tạp chí
Mỗi tạp chí quy định tên mục, vị trí và mẫu biểu khác nhau, vì vậy bước cuối là đối chiếu với trang hướng dẫn. Nếu chưa tổng hợp, hãy xem cách ghi chú yêu cầu của tạp chí. Bảng dưới gợi ý cách soát chéo các mục khai báo bản thảo.
| Khai báo | Thường xuất hiện ở | Câu hỏi tự kiểm tra |
|---|---|---|
| Phê duyệt đạo đức | Phương pháp, hệ thống nộp bài | Đã có tên hội đồng, số và ngày quyết định chưa? |
| Đóng góp tác giả | Cuối bài, hệ thống | Mọi người đều đáp ứng tiêu chí và đã đồng ý chưa? |
| Xung đột lợi ích | Cuối bài, mẫu biểu riêng, thư gửi kèm | Các nơi có ghi cùng một nội dung không? |
| Tài trợ | Trang tiêu đề hoặc cuối bài, hệ thống | Đã có mã số và vai trò bên tài trợ chưa? |
| Dữ liệu | Cuối bài, hệ thống | Cam kết có khớp với đồng thuận của người tham gia không? |
| Trí tuệ nhân tạo | Phương pháp hoặc cuối bài | Cách khai có đúng chính sách hiện hành không? |
Kinh nghiệm từ Luận Văn 360: khi soát hồ sơ cho các nhóm tác giả, chúng tôi hay gặp số quyết định đạo đức có trong luận văn gốc nhưng bị bỏ quên khi rút gọn thành bài báo.
Hãy mở lại hồ sơ nghiên cứu ban đầu và chép chính xác thông tin phê duyệt, đừng viết lại theo trí nhớ.
Nếu bạn muốn có người soát chéo toàn bộ phần khai báo trước khi nộp, dịch vụ soát hồ sơ nộp tạp chí quốc tế có thể chỉ ra chỗ thiếu hoặc lệch giữa các tệp. Tính trung thực của thông tin khai vẫn thuộc trách nhiệm nhóm tác giả. Danh sách tệp liên quan có thể đối chiếu tiếp với bảng kiểm hồ sơ nộp bài báo.
Câu hỏi thường gặp
Không có xung đột lợi ích thì có cần ghi?
Có. Hầu hết tạp chí yêu cầu một câu xác nhận rõ ràng. Để trống mục này thường bị hiểu là hồ sơ chưa hoàn chỉnh.
Dùng dữ liệu thứ cấp có cần phê duyệt đạo đức không?
Tùy loại dữ liệu và quy định của cơ sở nghiên cứu. Dữ liệu công khai đã ẩn danh thường được xử lý khác với dữ liệu có thông tin cá nhân. Hãy hỏi hội đồng đạo đức của đơn vị và ghi rõ kết quả trong bài.
Kết luận
Một bộ khai báo bản thảo đầy đủ bao gồm đạo đức và phê duyệt, tác giả, xung đột lợi ích, dữ liệu, tài trợ cùng các thông tin khác mà tạp chí yêu cầu. Điều quan trọng nhất là trung thực và thống nhất giữa mọi tệp, mọi ô nhập liệu.
Khai báo minh bạch không bảo đảm bài được nhận đăng, nhưng giúp bản thảo tránh bị dừng lại vì lý do thủ tục và tạo niềm tin với biên tập viên. Khi cần một góc nhìn độc lập trước lúc nộp, hãy tìm hiểu hỗ trợ chuẩn bị bản thảo quốc tế của Luận Văn 360.
