Định dạng bản thảo theo tạp chí là việc trình bày toàn văn đúng template, cấp đề mục, kiểu trích dẫn, vị trí bảng hình và yêu cầu ẩn danh mà tạp chí mục tiêu quy định. Làm đúng không giúp nghiên cứu tốt hơn, nhưng giúp biên tập viên và người phản biện đọc bài thuận lợi. Bạn cũng tránh được việc bị trả hồ sơ chỉ vì lỗi hình thức.
Bài viết đi qua năm bước theo thứ tự nên làm, kèm bảng lỗi hay gặp và câu hỏi thường gặp khi chuyển bài giữa các tạp chí. Mỗi bước tập trung vào thao tác cụ thể, để bạn áp dụng được ngay trên tệp Word hoặc LaTeX đang có.
Tóm tắt nhanh: tải template mới nhất, áp style thay vì định dạng thủ công, chuẩn hóa trích dẫn bằng phần mềm quản lý tài liệu.
Đặt bảng hình đúng vị trí quy định và luôn kiểm tra ẩn danh ở cả nội dung lẫn thuộc tính tệp.
Định dạng bản thảo bắt đầu từ đâu?
Điểm xuất phát luôn là trang hướng dẫn của tạp chí, không phải thói quen trình bày luận văn hay một bài đã đăng ở nơi khác. Nếu chưa tổng hợp yêu cầu, bạn nên làm bước phân tích hướng dẫn dành cho tác giả trước, rồi dùng bảng ghi chú đó làm danh sách đối chiếu.
Hãy quyết định sớm bạn sẽ làm việc trên Word hay LaTeX, vì chuyển đổi giữa hai định dạng ở phút cuối rất dễ làm vỡ công thức và trích dẫn. Một số tạp chí cho phép nộp lần đầu không cần đúng khuôn mẫu. Ngay cả khi đó, bản thảo vẫn phải gọn gàng, đánh số trang và có đủ các thành phần bắt buộc.
Bước 1: Dùng template hiện hành
Template là khung trình bày sẵn của tạp chí, gồm kiểu chữ, lề, cấp đề mục và vị trí các mục bắt buộc. Dùng đúng template giúp việc định dạng bản thảo nhanh hơn và ít sai sót hơn so với tự căn chỉnh.
Tải template từ trang chính thức
Chỉ tải template từ trang tạp chí trên website nhà xuất bản, và kiểm tra ngày cập nhật nếu có. Bản lưu từ lần nộp trước hoặc do đồng nghiệp gửi có thể đã lỗi thời. Nếu tạp chí không có template, hãy tạo một tệp trắng theo đúng thông số ghi trong hướng dẫn.
Áp style thay vì định dạng thủ công
Trong Word, hãy gán style cho tiêu đề, đề mục từng cấp, đoạn văn và chú thích thay vì chỉnh cỡ chữ bằng tay. Khi tạp chí yêu cầu thay đổi, bạn chỉ cần sửa style một lần cho cả bài. Cách thiết lập chi tiết có trong bài thiết lập heading và đánh số chương trong Word.
Dán nội dung từ bản nháp cũ
Khi chuyển nội dung sang template, hãy dán ở dạng chỉ giữ văn bản rồi áp lại style. Dán nguyên định dạng sẽ mang theo phông chữ, khoảng cách và style lạ, khiến tệp khó kiểm soát và dễ lỗi khi hệ thống chuyển sang PDF.
Bước 2: Định dạng trang tiêu đề và đề mục
Trang tiêu đề thường gồm tiêu đề bài, tên tác giả, đơn vị, tác giả liên hệ và đôi khi cả tiêu đề rút gọn (running head). Hãy kiểm tra tạp chí yêu cầu viết hoa kiểu câu (sentence case) hay viết hoa mỗi từ (title case), vì đây là lỗi rất dễ thấy.
Các thông số trình bày cần soát ở bước này gồm:
- Cấp đề mục: số cấp tối đa, có đánh số hay không, kiểu chữ của từng cấp.
- Giãn dòng, cỡ chữ và lề trang theo hướng dẫn.
- Đánh số trang liên tục và đánh số dòng nếu tạp chí yêu cầu.
- Cách viết số thập phân, đơn vị đo và chữ viết tắt lần đầu xuất hiện.
- Thứ tự các mục cuối bài như lời cảm ơn, tài trợ, khai báo và tài liệu tham khảo.
Bước 3: Chuẩn hóa trích dẫn và tài liệu tham khảo
Đổi kiểu trích dẫn bằng tay cho hàng chục nguồn vừa tốn thời gian vừa dễ sai. Phần mềm quản lý tài liệu như Zotero cho phép chọn kiểu trích dẫn của tạp chí và cập nhật toàn bộ danh mục chỉ với vài thao tác. Bạn có thể tra cách cài kiểu trích dẫn trong tài liệu hỗ trợ của Zotero.
Sau khi phần mềm tạo danh mục, bạn vẫn cần soát bằng mắt ở các điểm sau:
- Tên tạp chí viết tắt hay viết đầy đủ theo đúng kiểu được yêu cầu.
- Mã DOI hiển thị đúng dạng, thường là đường dẫn đầy đủ.
- Nguồn tiếng Việt giữ đúng dấu và đúng thứ tự họ tên.
- Không có nguồn nào được trích mà vắng mặt trong danh mục, hoặc ngược lại.
Bước 4: Bảng hình và phụ lục
Tạp chí có thể yêu cầu chèn bảng hình ngay sau đoạn nhắc đến, đặt ở cuối bản thảo hoặc tải lên thành tệp riêng. Hãy làm đúng một kiểu được quy định, không trộn lẫn. Với chú thích, chức năng chèn chú thích tự động của Word giúp đánh số liên tục; hướng dẫn có tại trang thêm và định dạng chú thích trong Word.
Yêu cầu chi tiết về độ phân giải, định dạng tệp và cách viết chú thích đã có trong bài chuẩn bị hình ảnh, bảng biểu cho tạp chí. Với phụ lục, bạn cần phân biệt phụ lục nằm trong bản thảo với tài liệu bổ sung đăng trực tuyến, vì nhiều tạp chí chỉ chấp nhận một trong hai hình thức.
Bước 5: Kiểm tra ẩn danh nếu cần
Với phản biện kín hai chiều, người phản biện không được biết danh tính tác giả. Bước này thường làm sau cùng, khi nội dung đã ổn định, và cần soát kỹ ở nhiều lớp.
Ẩn danh trong nội dung
Xóa tên tác giả, đơn vị và lời cảm ơn khỏi bản thảo chính, chuyển chúng sang trang tiêu đề riêng. Với tự trích dẫn, hãy viết ở ngôi thứ ba như với mọi nguồn khác, hoặc thay bằng “tác giả, năm” nếu tạp chí hướng dẫn như vậy. Tên hội đồng đạo đức hay mã tài trợ cũng có thể làm lộ đơn vị, nên hãy xem tạp chí muốn đặt chúng ở đâu.
Ẩn danh trong thuộc tính tệp
Tệp Word lưu tên người tạo và người sửa trong phần thuộc tính. Hãy dùng chức năng kiểm tra tài liệu để xóa thông tin cá nhân, đồng thời xóa bình luận và lịch sử theo dõi thay đổi. Tên tệp cũng không nên chứa họ của tác giả.
| Lỗi định dạng hay gặp | Hậu quả có thể xảy ra | Cách sửa |
|---|---|---|
| Dùng template cũ | Bị yêu cầu định dạng lại | Tải bản mới từ trang tạp chí |
| Trộn hai kiểu trích dẫn | Phản biện nghi ngờ sự cẩn thận | Đồng bộ bằng phần mềm quản lý tài liệu |
| Bảng chèn dạng ảnh | Tòa soạn không chỉnh sửa được | Tạo lại bảng có thể chỉnh sửa |
| Tự trích dẫn ở ngôi thứ nhất | Lộ danh tính khi phản biện kín | Viết như trích nguồn thông thường |
| Thuộc tính tệp còn tên tác giả | Lộ danh tính dù nội dung đã ẩn | Xóa thông tin cá nhân trước khi lưu |
Kinh nghiệm từ Luận Văn 360: khi rà soát bản thảo chuyển từ tạp chí này sang tạp chí khác, chúng tôi hay thấy phần tài liệu tham khảo đã đổi kiểu nhưng trích dẫn trong bài vẫn giữ kiểu cũ.
Nguyên nhân thường là tác giả sửa danh mục bằng tay. Hãy để phần mềm quản lý cả hai phía, rồi soát ngẫu nhiên vài trang trước khi xuất tệp.
Nếu bạn cần một lượt đối chiếu bản thảo với template và hướng dẫn của tạp chí mục tiêu, dịch vụ chuẩn bị bản thảo gửi tạp chí quốc tế có thể chỉ ra từng điểm lệch để nhóm tác giả tự hoàn thiện. Luận Văn 360 không cam kết bài được chấp nhận, vì đó là quyết định của tòa soạn.
Câu hỏi thường gặp về định dạng bản thảo
Tạp chí cho phép nộp tự do, có cần định dạng không?
Bạn không cần áp đúng template ở lần nộp đầu, nhưng bản thảo vẫn phải dễ đọc, có đủ thành phần và trích dẫn nhất quán. Việc định dạng chuẩn sẽ được yêu cầu sau khi bài được chấp nhận hoặc ở vòng sửa.
Chuyển sang tạp chí khác thì nên làm gì trước?
Hãy lập lại bảng yêu cầu cho tạp chí mới, rồi định dạng bản thảo theo thứ tự: độ dài và cấu trúc, kiểu trích dẫn, bảng hình, cuối cùng là ẩn danh. Đừng quên cập nhật thư gửi biên tập viên và tên tệp.
Kết luận
Định dạng bản thảo đúng yêu cầu tạp chí gồm năm việc: dùng template hiện hành, trình bày trang tiêu đề và đề mục, chuẩn hóa trích dẫn, đặt bảng hình và phụ lục đúng chỗ, rồi kiểm tra ẩn danh. Làm theo thứ tự này giúp bạn hạn chế sửa đi sửa lại và giữ tệp sạch khi tải lên.
Khi đã hoàn tất phần trình bày, hãy chuyển sang checklist hồ sơ khi gửi bài báo để chuẩn bị các tệp còn lại. Nếu muốn có người soát độc lập trước khi nộp, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ chuẩn bị bản thảo gửi tạp chí quốc tế của Luận Văn 360.
