Đánh số chương trong Word đúng chuẩn là gắn mỗi kiểu tiêu đề Heading với một cấp trong danh sách đa cấp (Multilevel List), để Word tự sinh “Chương 1”, “1.1”, “1.1.1” thay cho số gõ tay. Khi đã liên kết như vậy, số mục tự điều chỉnh mỗi lần bạn thêm, xóa hay đổi chỗ một phần nội dung.
Bài viết hướng dẫn theo trình tự: thiết lập kiểu chữ cho thân bài và tiêu đề, tạo danh sách đa cấp, xử lý các phần không đánh số như mở đầu, phụ lục, rồi kết nối với mục lục và chú thích bảng hình. Phần cuối tổng hợp những lỗi đánh số hay gặp và cách sửa từng lỗi.
Tóm tắt nhanh: đừng gõ số vào tiêu đề và cũng đừng dùng nút đánh số thường cho tiêu đề.
Hãy định nghĩa một danh sách đa cấp mới, liên kết cấp 1 với Heading 1, cấp 2 với Heading 2, cấp 3 với Heading 3, rồi chỉ việc áp kiểu cho từng tiêu đề.
Vì sao nên đánh số chương trong Word bằng kiểu Heading?
Nhiều người học gõ số trực tiếp vào tiêu đề vì thấy nhanh. Cách này chỉ ổn khi luận văn không bao giờ thay đổi, điều gần như không xảy ra sau các vòng góp ý của giảng viên. Một mục bị tách đôi ở chương 2 có thể kéo theo việc sửa tay hàng chục con số phía sau.
Khi số được gắn với kiểu, Word hiểu cấu trúc của tài liệu. Đó là nền tảng để mục lục, chú thích “Bảng 2.1” và tham chiếu chéo cùng hoạt động chính xác. Bảng dưới đây là một cấu hình tham khảo cho luận văn ba cấp tiêu đề; bạn điều chỉnh theo mẫu của trường.
| Cấp | Kiểu liên kết | Định dạng số | Ví dụ hiển thị |
|---|---|---|---|
| 1 | Heading 1 | CHƯƠNG 1. | CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU |
| 2 | Heading 2 | 1.1. | 1.1. Cơ sở lý thuyết |
| 3 | Heading 3 | 1.1.1. | 1.1.1. Khái niệm sự hài lòng |
| 4 | Heading 4 | a) hoặc 1.1.1.1. | a) Thang đo kế thừa |
Thiết lập styles trước khi đánh số
Danh sách đa cấp chỉ gắn số vào kiểu, còn hình thức của tiêu đề do kiểu quyết định. Vì vậy hãy hoàn tất phần kiểu trước, nếu không bạn sẽ phải chỉnh lại thụt lề và khoảng cách nhiều lần.
Kiểu Normal cho thân bài
Hầu hết kiểu trong Word được xây dựng dựa trên Normal, nên đây là kiểu cần chỉnh đầu tiên. Vào Trang đầu > Kiểu (Home > Styles), bấm chuột phải vào Normal, chọn Sửa đổi (Modify) và đặt phông chữ, cỡ chữ, giãn dòng, thụt đầu dòng theo quy định. Sau đó, toàn bộ đoạn văn chưa định dạng thủ công sẽ đổi theo.
Kiểu Heading 1 đến Heading 3
Với từng kiểu tiêu đề, bạn thiết lập các thông số sau trong hộp thoại Sửa đổi.
- Phông và cỡ chữ theo quy định, thường cùng phông với thân bài, đổi sang màu đen.
- Khoảng cách trước và sau đoạn đủ lớn để tách tiêu đề khỏi nội dung.
- Bỏ thụt đầu dòng mà kiểu Normal có thể truyền sang tiêu đề.
- Bật Giữ với tiếp theo (Keep with next) để tiêu đề không nằm lẻ ở cuối trang.
- Bỏ chọn Tự động cập nhật (Automatically update) để tránh kiểu bị đổi ngoài ý muốn.
Sau khi đặt xong, bạn chọn Chỉ trong tài liệu này (Only in this document) để thiết lập không ảnh hưởng tới file khác trên máy.
Tạo danh sách đa cấp liên kết với Heading
Đây là bước cốt lõi của việc đánh số chương trong Word. Đặt con trỏ vào tiêu đề chương đầu tiên đã gán Heading 1, sau đó làm theo các bước dưới đây.
- Vào Trang đầu > Danh sách Đa mức > Xác định Danh sách Đa mức Mới (Home > Multilevel List > Define New Multilevel List).
- Bấm Thêm (More) ở góc dưới để mở đủ các tùy chọn.
- Chọn mức 1, ở ô Liên kết mức với kiểu (Link level to style) chọn Heading 1.
- Chọn mức 2 và liên kết với Heading 2, mức 3 liên kết với Heading 3.
- Đặt định dạng số cho từng mức như hướng dẫn bên dưới, sau đó mới bấm OK.
Cấp 1 hiển thị dạng “Chương 1”
Ở mức 1, ô Nhập định dạng cho số (Enter formatting for number) đang chứa số 1 tô xám, đó là phần số tự động. Bạn gõ thêm chữ “CHƯƠNG ” phía trước và dấu chấm phía sau, tuyệt đối không xóa phần số tô xám. Mục Theo sau số bằng (Follow number with) nên chọn Khoảng trắng (Space) để tiêu đề chương liền mạch.
Cấp 2 và cấp 3 dạng 1.1 và 1.1.1
Chọn mức 2, xóa nội dung trong ô định dạng số. Ở mục Bao gồm số mức từ (Include level number from), chọn Mức 1, gõ dấu chấm, rồi chọn kiểu số cho mức 2. Với mức 3, bạn lấy lần lượt số mức 1 và mức 2 theo cách tương tự, cuối cùng đánh dấu Khởi động lại danh sách sau (Restart list after) ở mức ngay trên.
Nếu trường yêu cầu số chương bằng chữ La Mã, hãy đánh dấu Đánh số kiểu pháp lý (Legal style numbering) ở các mức dưới. Tùy chọn này buộc các cấp dưới hiển thị số Ả Rập, nên “CHƯƠNG II” vẫn cho ra mục “2.1”. Xong các mức, bấm OK và kiểm tra một tiêu đề ở mỗi cấp trong Ngăn Dẫn hướng (Navigation Pane).
Phần không đánh số: mở đầu, kết luận chung, phụ lục
Các phần như lời mở đầu, kết luận chung hay tài liệu tham khảo vẫn cần xuất hiện trong mục lục nhưng không mang số chương. Bạn tạo một kiểu mới dựa trên Heading 1, đặt tên như “Tiêu đề không số”, gỡ danh sách đa cấp khỏi kiểu này và giữ cấp đại cương (outline level) là 1. Phụ lục có thể dùng một kiểu riêng với số dạng “Phụ lục 1” nếu trường yêu cầu.
Liên kết đánh số chương với mục lục và chú thích
Một khi số chương đã do Word quản lý, các thành phần khác sẽ dùng lại được. Mục lục tự lấy cả số và tên tiêu đề, nên bạn chỉ cần chèn và cập nhật theo các bước tạo mục lục bằng Word. Microsoft cũng có video minh họa tại trang Insert a table of contents.
Với bảng và hình, tùy chọn Bao gồm số chương (Include chapter number) trong hộp thoại chú thích chỉ hoạt động khi Heading 1 có số tự động. Đây chính là lý do nhiều file báo lỗi ở chú thích bảng: tiêu đề chương được gõ tay nên Word không tìm thấy số. Quy trình chi tiết được trình bày trong bài chèn chú thích bảng và hình trong Word.
Nhắc tới mục khác bằng tham chiếu chéo
Khi viết “như đã trình bày ở mục 2.3”, bạn có thể chèn số mục bằng Tham chiếu > Tham chiếu chéo (References > Cross-reference), chọn loại Đầu đề (Heading) và chèn Số đầu đề (Heading number). Số trong câu sẽ đổi theo khi cấu trúc chương thay đổi và bạn cập nhật trường bằng F9.
Kinh nghiệm từ Luận Văn 360: khi nhận file luận văn để rà hình thức, chúng tôi hay gặp tình trạng mỗi chương được viết trong một file riêng, sau đó dán ghép lại.
Mỗi file mang theo một bộ kiểu và một danh sách đa cấp khác nhau, nên số chương có lúc chạy tiếp, có lúc quay về 1. Nếu viết theo từng file, hãy tạo một file mẫu chứa sẵn kiểu và đánh số, rồi viết các chương trên bản sao của mẫu đó.
Khi file đã ghép từ nhiều nguồn và việc gỡ từng kiểu mất quá nhiều thời gian, dịch vụ định dạng và trình bày luận văn của Luận Văn 360 có thể chuẩn hóa lại kiểu, đánh số và mục lục theo mẫu của trường mà không thay đổi nội dung bạn viết.
Xử lý lỗi thường gặp khi đánh số chương trong Word
Mục đầu tiên của chương 2 hiện thành 1.1
Lỗi này có hai nguyên nhân phổ biến. Thứ nhất, tiêu đề chương 2 không mang kiểu Heading 1 nên mức 1 không tăng. Thứ hai, mức 2 chưa được đặt Khởi động lại danh sách sau mức 1. Kiểm tra kiểu của tiêu đề chương trước, sau đó mở lại hộp thoại danh sách đa cấp.
Số bị mất sau khi dán nội dung từ file khác
Văn bản dán vào có thể mang theo kiểu Heading của file gốc, ghi đè thiết lập của bạn. Khi dán, hãy chọn Chỉ Giữ Văn bản (Keep Text Only), rồi áp lại kiểu tiêu đề. Nếu đã dán nhiều, bạn chọn tiêu đề bị lỗi và áp lại đúng kiểu Heading để danh sách đa cấp nhận lại.
Khoảng cách giữa số và tên mục quá rộng
Khi mục Theo sau số bằng là ký tự Tab, Word dùng vị trí tab mặc định nên khoảng trống có thể rất lớn. Bạn chuyển sang Khoảng trắng, hoặc giữ Tab nhưng chỉnh Thụt lề văn bản tại (Text indent at) cho từng mức trong hộp thoại danh sách đa cấp.
Kết luận
Đánh số chương trong Word bền vững nhất khi đi theo thứ tự: chỉnh kiểu Normal và Heading, định nghĩa danh sách đa cấp liên kết từng cấp với từng kiểu, tách riêng các phần không đánh số, rồi để mục lục, chú thích và tham chiếu chéo dùng lại số đó. Làm một lần trên file mẫu, bạn dùng được cho cả quá trình viết.
Bước tiếp theo, hãy xem bảng kiểm hình thức trước khi xuất PDF để soát toàn bộ hình thức lần cuối. Nếu cần hỗ trợ chuẩn hóa file theo quy định của trường, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ định dạng luận văn của Luận Văn 360.
