Hồ sơ gửi bài báo là toàn bộ tệp và thông tin bạn cung cấp cho hệ thống nộp bài của tạp chí, gồm bản thảo chính, thư gửi biên tập viên, tệp phụ trợ và các khai báo bắt buộc. Thiếu một thành phần, hệ thống có thể không cho bấm gửi hoặc tòa soạn sẽ trả hồ sơ về để bổ sung. Chuẩn bị đủ từ trước giúp lần nộp diễn ra trong một buổi thay vì kéo dài nhiều ngày.
Bài viết đi qua bốn nhóm tệp theo đúng thứ tự bạn sẽ gặp khi tải lên, kèm bảng gợi ý đặt tên tệp và các bước điền thông tin trực tuyến. Nội dung tập trung vào khâu đóng gói hồ sơ, sau khi bạn đã hoàn tất việc soát nội dung bản thảo.
Tóm tắt nhanh: gom mọi tệp vào một thư mục riêng, đặt tên có loại tệp và số phiên bản.
Chuẩn bị sẵn thông tin tác giả, tài trợ và khai báo dạng văn bản để dán vào hệ thống, rồi đọc kỹ bản PDF tổng hợp trước khi xác nhận gửi.
Hồ sơ gửi bài báo gồm những gì?
Một bộ hồ sơ có hai lớp. Lớp thứ nhất là các tệp tải lên, lớp thứ hai là thông tin bạn nhập trực tiếp vào các ô trên hệ thống. Nhiều tác giả chỉ chuẩn bị lớp đầu, rồi mất thời gian đi hỏi đồng tác giả về đơn vị công tác hay số hợp đồng tài trợ khi đang đăng nhập.
Danh sách cụ thể do từng tạp chí quy định, vì vậy hãy xuất phát từ bảng ghi chú khi đọc hướng dẫn tác giả của tạp chí. Ở mức phổ biến, hồ sơ thường gồm:
- Bản thảo chính và trang tiêu đề, tách riêng hoặc gộp tùy hình thức phản biện.
- Thư gửi biên tập viên viết riêng cho tạp chí mục tiêu.
- Tệp hình, bảng, tài liệu bổ sung và checklist báo cáo nếu áp dụng.
- Các khai báo về tác giả, tài trợ, xung đột lợi ích, đạo đức và dữ liệu.
Bản thảo chính và trang tiêu đề
Bản thảo chính là tệp được gửi đến người phản biện, nên nó phải là phiên bản sạch nhất. Trang tiêu đề chứa tên tác giả, đơn vị, email, tác giả liên hệ và thường cả lời cảm ơn cùng thông tin tài trợ.
Phiên bản ẩn danh và không ẩn danh
Với phản biện kín hai chiều, bạn cần một bản thảo không lộ danh tính và một trang tiêu đề riêng. Hãy kiểm tra cả thuộc tính tệp, tên tệp và những câu tự trích kiểu “trong nghiên cứu trước của chúng tôi”. Cách xử lý từng điểm được trình bày trong bài ẩn danh và định dạng bản thảo nộp tạp chí.
Kiểm tra tệp trước khi tải lên
Mở tệp cuối cùng trên một máy khác hoặc ở chế độ xem trước để chắc chắn không còn lỗi hiển thị. Các điểm cần soát gồm:
- Đã chấp nhận hoặc xóa toàn bộ theo dõi thay đổi và bình luận.
- Số trang, số dòng hiển thị đúng nếu tạp chí yêu cầu.
- Ký tự đặc biệt, công thức và chữ có dấu không bị lỗi phông.
- Mọi bảng hình được nhắc trong văn bản đều có tệp tương ứng.
Thư gửi biên tập viên trong bộ hồ sơ
Trong bộ hồ sơ gửi bài báo, thư gửi biên tập viên là tệp duy nhất được viết cho người ra quyết định đầu tiên chứ không phải người phản biện. Khi đóng gói, việc của bạn là kiểm tra thư có gửi đúng tạp chí, đúng loại bài và khớp với các khai báo đã nhập trên hệ thống.
Nếu chưa có bản nháp, hãy tham khảo khung bốn đoạn trong bài viết thư gửi biên tập viên khi nộp bài. Một số hệ thống có ô dán nội dung thư thay vì tải tệp. Khi đó, hãy dán bản văn bản thuần để tránh lỗi định dạng.
Tệp phụ trợ cần chuẩn bị
Tệp phụ trợ là những gì giúp người phản biện đánh giá bài mà không làm phần chính quá dài. Chúng thường bị bỏ sót vì tác giả nghĩ đó là phần không bắt buộc.
Hình và bảng tách riêng
Nhiều tạp chí yêu cầu tải từng hình thành tệp riêng với định dạng và độ phân giải quy định, dù hình đã chèn trong bản thảo. Bảng thường được giữ ở dạng có thể chỉnh sửa trong tệp văn bản, không chụp thành ảnh.
Tài liệu bổ sung và checklist báo cáo
Tài liệu bổ sung có thể gồm bảng hỏi, phân tích độ nhạy, bảng kết quả phụ hoặc mã phân tích. Với nhiều thiết kế nghiên cứu, tạp chí yêu cầu nộp kèm checklist báo cáo tương ứng, như CONSORT cho thử nghiệm ngẫu nhiên hay STROBE cho nghiên cứu quan sát. Bạn có thể tìm đúng checklist trên mạng lưới EQUATOR và ghi số trang cho từng mục.
Đặt tên tệp nhất quán
Tên tệp rõ ràng giúp bạn không tải nhầm phiên bản và giúp tòa soạn xử lý nhanh hơn. Bảng dưới là ví dụ minh họa một quy ước đặt tên; hãy điều chỉnh nếu tạp chí có quy định riêng.
| Loại tệp | Ví dụ tên tệp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bản thảo ẩn danh | Manuscript_blinded_v3 | Không chứa tên tác giả trong thuộc tính tệp |
| Trang tiêu đề | TitlePage_v3 | Có ORCID và tác giả liên hệ |
| Thư gửi biên tập | CoverLetter_JournalAbbrev | Đổi tên viết tắt khi chuyển tạp chí |
| Hình | Fig1, Fig2, Fig3 | Số thứ tự khớp với văn bản |
| Tài liệu bổ sung | Supplementary_S1 | Được nhắc trong bản thảo |
| Checklist báo cáo | STROBE_checklist | Ghi số trang theo bản cuối |
Khai báo cần thiết khi điền hệ thống
Phần nhập liệu trực tuyến thường hỏi lại nhiều thông tin đã có trong bản thảo. Bạn nên chuẩn bị sẵn một tệp ghi chú văn bản gồm các mục dưới đây, đã được mọi đồng tác giả xác nhận:
- Danh sách tác giả theo đúng thứ tự, kèm đơn vị, email cơ quan và mã định danh ORCID.
- Tác giả liên hệ, người sẽ nhận mọi thư từ tòa soạn.
- Nguồn tài trợ kèm số hợp đồng, hoặc câu xác nhận không có tài trợ.
- Tuyên bố xung đột lợi ích, phê duyệt đạo đức và tình trạng dữ liệu.
- Đề xuất hoặc loại trừ người phản biện, nếu hệ thống cho phép.
- Khai báo việc dùng công cụ trí tuệ nhân tạo theo chính sách tạp chí.
Nội dung trong các ô này phải trùng khớp với bản thảo và thư gửi kèm. Cách kiểm tra tính minh bạch của từng khai báo được trình bày trong bài kiểm tra khai báo của bản thảo.
Kinh nghiệm từ Luận Văn 360: một tình huống hay gặp là tác giả liên hệ khai một email cá nhân ít dùng, nên bỏ lỡ thư yêu cầu bổ sung hồ sơ từ tòa soạn.
Hãy dùng email cơ quan đang hoạt động, thêm địa chỉ của tạp chí vào danh sách an toàn và thống nhất người theo dõi hộp thư trong suốt quá trình xét duyệt.
Nếu bạn muốn có người soát chéo toàn bộ hồ sơ gửi bài báo trước khi nộp, dịch vụ chuẩn bị bản thảo gửi tạp chí quốc tế có thể đối chiếu từng tệp và từng khai báo với hướng dẫn của tạp chí. Nhóm tác giả vẫn là người tự nộp và tự chịu trách nhiệm về nội dung.
Các bước điền thông tin trên hệ thống nộp bài
Giao diện mỗi nền tảng khác nhau, nhưng trình tự thường tương tự. Hãy dành một khoảng thời gian liền mạch, vì một số hệ thống tự đăng xuất khi để lâu.
- Tạo hoặc đăng nhập tài khoản, liên kết với ORCID nếu được hỏi.
- Chọn loại bài, sau đó nhập tiêu đề, tóm tắt và từ khóa.
- Thêm đồng tác giả theo đúng thứ tự và kiểm tra chính tả tên riêng.
- Tải tệp lên và chọn đúng nhãn cho từng tệp.
- Trả lời bộ câu hỏi về khai báo và chính sách.
- Mở bản PDF tổng hợp, đọc từ đầu đến cuối rồi mới xác nhận gửi.
Sau khi gửi, hãy lưu email xác nhận và mã bản thảo. Bạn sẽ cần mã này cho mọi trao đổi với tòa soạn và cho lần nộp bản sửa sau vòng phản biện.
Lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ
Gắn sai nhãn cho tệp
Nếu trang tiêu đề bị gắn nhãn là bản thảo chính, danh tính tác giả có thể bị gửi đến người phản biện. Hãy kiểm tra cột nhãn tệp trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Dùng lại thông tin từ lần nộp trước
Khi chuyển sang tạp chí khác sau một lần bị từ chối, hệ thống có thể tự điền thông tin cũ. Đơn vị công tác, nguồn tài trợ hoặc tên tạp chí trong thư có thể đã lỗi thời, vì vậy hãy soát lại từng ô thay vì tin vào dữ liệu tự động.
Kết luận
Một bộ hồ sơ gửi bài báo đầy đủ gồm bản thảo sạch, thư gửi biên tập viên viết riêng, tệp phụ trợ đặt tên rõ ràng và khai báo khớp ở mọi nơi. Chuẩn bị sẵn phần thông tin nhập liệu và đọc kỹ bản PDF tổng hợp là hai thói quen giúp tránh phần lớn lỗi hình thức.
Hồ sơ hoàn chỉnh không bảo đảm bài được nhận đăng, nhưng giúp bản thảo đi thẳng vào vòng xem xét nội dung. Trước khi đóng gói, bạn nên soát lại bằng checklist bản thảo trước khi gửi tạp chí. Để được góp ý độc lập cho cả bộ hồ sơ, hãy tìm hiểu dịch vụ chuẩn bị bản thảo gửi tạp chí quốc tế.
